Temukan Arsip dalam Tiga Menit
SAMARINDA – Mengelola arsip bukan sekadar menumpuk dokumen dan menyimpannya di lemari. Ukuran sederhananya: ketika dibutuhkan, dokumen harus bisa ditemukan dengan cepat.
Sekretaris Daerah (Sekda) Kalimantan Timur Sri Wahyuni bahkan memasang patokan tiga menit. Menurutnya, petugas kearsipan idealnya mampu menemukan dokumen yang dicari dalam waktu tersebut.
Sri meminta Aparatur Sipil Negara (ASN) yang diberi tanggung jawab mengelola arsip tidak menjadikan pekerjaan tersebut sebagai beban.
“Jangan pusing mengelola arsip, tapi asyik mengelola arsip. Asyik atau tidaknya itu kita sendiri yang menciptakan,” kata Sri Wahyuni saat membuka Sosialisasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Kearsipan Dinamis di lingkungan Pemprov Kaltim, Selasa (28/7/2026), di Ruang Ruhui Rahayu, Kantor Gubernur Kaltim.
Ia mengibaratkan pengelolaan arsip seperti sistem pencarian barang di swalayan. Ketika sebuah barang jatuh atau dibutuhkan, petugas harus mengetahui lokasi dan dapat menemukannya dalam waktu singkat.
“Kalau ada barang yang jatuh, apakah bisa segera ditemukan selama tiga menit. Karena itu, perlu latihan yang rutin,” ujarnya.
Jika dokumen tidak ditemukan dalam waktu tiga menit, kata Sri, persoalannya bukan sekadar pada petugas yang mencari. Bisa jadi sistem penataan arsip sejak awal memang belum berjalan dengan benar.
Karena itu, setiap organisasi perangkat daerah (OPD) perlu memiliki sistem dan SOP yang sesuai dengan karakter dokumen masing-masing. Pengelolaan arsip juga membutuhkan suasana kerja yang nyaman agar petugas dapat bekerja secara teliti dan konsisten.
Bagi Sri, arsip yang tertata akan memudahkan pemerintah ketika membutuhkan dokumen lama. Tahun berapa pun dokumen tersebut dibuat, semestinya bisa segera ditemukan ketika diperlukan.
“Kalau sudah asyik, maka mau tahun berapa dokumentasi yang diperlukan pasti bisa disiapkan dengan cepat,” tegasnya.
Sri juga mengingatkan pegawai Pemprov Kaltim tetap menjaga kinerja di tengah kebijakan efisiensi. Ia menegaskan, Gubernur dan Wakil Gubernur Kaltim telah menyampaikan bahwa tidak ada pemangkasan tambahan penghasilan pegawai (TPP) ASN.
Karena itu, efisiensi tidak boleh menjadi alasan untuk menurunkan kualitas pelayanan maupun pekerjaan administrasi pemerintahan.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim Lisa Hasliana mengatakan sosialisasi tersebut diarahkan untuk membangun pengelolaan arsip yang lebih dinamis dan menyenangkan.
Targetnya sederhana, arsip terdokumentasi dengan baik, tersusun tepat, dan dapat ditampilkan dengan cepat ketika dibutuhkan.
Sebab, dalam birokrasi, arsip bukan sekadar dokumen lama. Ia menjadi rekam jejak sekaligus bukti dari setiap keputusan dan pekerjaan pemerintah.